Rechtssicherheit: In 12 Schritten zum Arbeitszeugnis 

Rechtssicherheit – in 12 Schritten zum Arbeitszeugnis

Ihr Arbeitszeugnis muss wohlwollend, aber auch wahr sein.

Diese Herausforderung können Sie erfolgreich meistern, wenn Sie die folgenden 12 Schritte bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses beachten.

1. Schritt: 
 Wer darf das Arbeitszeugnis ausstellen?

Zuerst sollten Sie prüfen, wer das Arbeitszeugnis ausstellen und unterschreiben darf.

Zur Zeugnis-Erteilung sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet.

Bei juristischen Personen – zum Beispiel GmbH – muss das Zeugnis durch den gesetzlichen Vertreter – zum Beispiel den GmbH-Geschäftsführer – ausgestellt werden. Sie als Arbeitgeber können ein Arbeitszeugnis auch von einem Vertreter ausstellen lassen.
Allerdings ist dazu nur eine betriebsangehörige Person mit Weisungsbefugnis berechtigt.

Arbeitgeber sind zur Zeugnis-Erteilung verpflichtet.

Die Vorgesetzten-Stellung muss sich durch einen entsprechenden Hinweis unmittelbar aus dem Arbeitszeugnis ergeben.
Wenn der Arbeitnehmer direkt der Geschäftsleitung unterstellt war, muss das Arbeitszeugnis von einem Mitglied der Geschäftsleitung unter Hinweis auf diese Position ausgestellt werden.

2. Schritt:

Die äußere Form des Arbeitszeugnis muss stimmen

Ihr Mitarbeiter kann das Zeugnis schon dann erfolgreich beanstanden, wenn Sie die äußere Form nicht wahren.
Daher sollten Sie einige Mindestanforderungen an die Zeugnisform beachten:

  • Das Zeugniserteilung sollte auf dem in Ihrem Betrieb üblicherweise benutzten DIN-A4-Geschäftspapier geschrieben werden.
  • Die vollständige Firmenbezeichnung sowie die Geschäftsanschrift müssen im Arbeits-zeugnis stehen.
  • Das Papier muss sauber und unbeschädigt sein.
    Tipp:
    Wenn Ihr Arbeitnehmer sein Zeugnis nicht abholt, dürfen Sie es ihm mit der Post schicken.
    Allerdings darf durch Falten des Zeugnisses in einen kleineren Umschlag die Kopierfähigkeit nicht leiden: es dürfen keine Knicke entstehen, die sich bei einer Kopie schwarz färben würden.
    Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 1999 geurteilt (Az.: 9 AZR 893/98).
  • Das Arbeitszeugnis muss in Maschinenschrift erstellt werden und darf keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Streichungen usw. enthalten.
  • Die Zeugnissprache ist Deutsch, sofern Sie mit Ihrem Arbeitnehmer nichts anderes vereinbart haben.
    Kleinere Mängel in Rechtschreibung, Grammatik oder Satzbau dürfen passieren.
  • Die Anschrift Ihres Arbeitnehmers darf nicht im Adressbereich des von Ihnen verwendeten Geschäftspapiers erscheinen.
    Ihr Zeugnis ist kein Brief an den betreffenden Mitarbeiter.
    Die Anschrift darf nur dann erscheinen, wenn Ihr Mitarbeiter damit einverstanden ist.

3. Schritt:

Wählen Sie die passende Überschrift

Sie sind als Arbeitgeber nicht verpflichtet, Ihr Arbeitszeugnis mit einer Überschrift zu versehen.
Allerdings sollten Sie zur Vermeidung von Verwechslungen aus Gründen der Rechtssicherheit folgende Überschriften für Ihr Arbeitszeugnis verwenden:

Art des Arbeitszeugnisses: Einfaches bzw. qualifiziertes Arbeitszeugnis
Überschrift:                         Arbeitszeugnis

Art des Arbeitszeugnisse:   Zwischenzeugnis
Überschrift:                         Zwischenzeugnis

Art des Arbeitszeugnisses: Einfaches bzw. qualifiziertes Arbeitszeugnis für einen Auszubildenden
Überschrift:                         Ausbildungszeugnis

Art des Arbeitszeugnisses: Einfaches bzw. qualifiziertes Arbeitszeugnis für einen Praktikanten
Überschrift:                         Praktikantenzeugnis oder Praktikumszeugnis

Sie können die Überschrift linksbündig oder zentriert setzen. Sie kann auch fett gedruckt sein oder einen größeren Schriftgrad als der Zeugnistext haben. Ein Ausrufezeichen sollten Sie der Überschrift jedoch nicht verwenden.

Hinweis:
Beschränken Sie sich unbedingt auf die genannten Überschriften.
Grob falsch wäre es, das Zeugnis als Arbeitsbescheinigung, Arbeitsbeurteilung, Beurteilung, Bewertung oder Bestätigung zu bezeichnen.

4. Schritt:

Die richtige Struktur für Ihr Arbeitszeugnis

Für Ihre Arbeitszeugnisse können Sie grundsätzlich folgende Grundgliederung verwenden:

  • Einleitung
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Schlussformel (außer bei Zwischenzeugnissen)

Hat Ihr Arbeitnehmer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangt, sollten Sie das Arbeitszeugnis wie folgt gliedern: 

  •  Einleitung
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Leistungsbeurteilung
  • Führungsbeurteilung
  • Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Schlussformel

5. Schritt:

Die Einleitung

Ihr Zeugnis muss beginnen mit 

  • Angaben zur Person des Arbeitnehmers, 
  • Angaben zur Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie 
  • einer Kurzbezeichnung der von Ihrem Mitarbeiter eingenommenen Position.

Zu den Angaben zur Person gehören 

  • Vorname und Familienname, wenn nötig der Geburtsname, 
  • akademische Titel,
  • Geburtsdatum und Geburtsort.

Für die Dauer des Arbeitsverhältnisses kommt es darauf an, wie lange das Arbeitsverhältnis mit Ihrem Mitarbeiter rechtlich bestanden hat, nicht darauf, wie lange der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat.

Ihre Musterformulierung für die Einleitung des Zeugnisses könnte wie folgt lauten:

Herr Paul M., geboren am 03.10.1975 in Dresden, war vom 01.06.1997 bis zum 31.03.2003 in unserem Unternehmen als Buchhalter beschäftigt.

6. Schritt:

Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung

Die Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung stellt einen wesentlichen Teil des Zeugnisses dar.
Ein Arbeitszeugnis muss die vom Arbeitnehmer ausgeübten Tätigkeiten so genau und vollständig beschreiben, dass sich ein fremder Arbeitgeber ein klares Bild über die Eignung Ihres Arbeitnehmers machen kann.

Dabei können Sie sich an folgenden Kriterien orientieren:

  • Arbeitsplatz Ihres Arbeitnehmers,
  • Funktion,
  • Aufgaben- und Verantwortungsbereich,
  • Kompetenzen,
  • Aufgabenschwerpunkte,
  • Aufgabenwechsel,
  • berufliche Entwicklung im Unternehmen,
  • zusätzlich übernommene Aufgaben und
  • Spezialaufgaben.

Sie müssen selbstverständlich aus diesem Katalog nur diejenigen Punkte berücksichtigen, zu denen Sie auch eine Aussage treffen können.
Dabei müssen Sie gegebenenfalls Auskünfte bei unmittelbaren Vorgesetzten Ihres Arbeitnehmers einholen. Wesentliche und verantwortungsvolle Aufgaben sollten Sie vor unwesentlichen Nebenaufgaben anführen. Unwesentliche Tätigkeiten und Selbstverständlichkeiten müssen Sie nicht in die Tätigkeitsbeschreibung aufnehmen.

Sie brauchen und sollten in einem Zeugnis einer Chefsekretärin beispielsweise nicht erwähnen, dass die Mitarbeiterin auch Ablagearbeit erledigt hat. Diese Tätigkeit wird bei einer Chefsekretärin vorausgesetzt, es kommt ihr keine Bedeutung zu, wenn sich Ihre ehemalige Chefsekretärin woanders bewirbt. Ein Formulierungs-Beispiel:

Frau M. war in unserer Verwaltungsabteilung tätig.

Ihr Aufgabenbereich umfasste im Wesentlichen:

  • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost Ausführung des Schriftverkehrs mit Schreibcomputer nach Diktafon und nach Vorlagen
  • Anfertigung einfacher Schreiben nach allgemeinen Angaben
  • Ausführung von Registraturarbeiten
  • Führung von Wiedervorlagebüchern sowie
  • Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial

Die Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung für einen Vertriebsbeauftragten könnte wie folgt lauten:

Herrn B. oblagen die Entwicklung und die Umsetzung von Marketing-Konzepten einschließlich des gesamten Bereichs der Verkaufsverhandlungen mit Interessenten. Hierzu gehörten das Herstellen des Erstkontakts, die Angebotserstellung sowie das Führen von Verkaufsgesprächen bis hin zum Vertragsabschluss.

Die tabellarische Auflistung bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Die Wahrscheinlichkeit, dass über bestimmte Formulierungen gestritten werden muss, ist geringer.
  • Sie stellen durch die Eingangsformel im Wesentlichen oder insbesondere von vornherein klar, dass Sie nur die wesentlichen Aufgaben Ihres Mitarbeiters erwähnen.
  • Etwaige Änderungen oder Ergänzungen können unproblematisch erfolgen. (uqrl)

7. Schritt:

Detaillierte Leistungsbeurteilung

Ein zentraler Punkt in einem qualifizierten Arbeitszeugnis ist die Leistungsbeurteilung.

Hier sollten Sie folgende Punkte ansprechen:

  1. Leistungsbereitschaft
  2. Arbeitsbefähigung
  3. Arbeitsweise
  4. Arbeitsergebnis
  5. besondere Arbeitserfolge
  6. abschließende Zufriedenheitsformel

 

Die Bewertung der Leistungsbereitschaft bezieht sich auf das Wollen Ihres Mitarbeiters.
Darunter fallen:

  • die Arbeitsbereitschaft,
  • der Arbeitswille,
  • die Motivation und
  • die Eigeninitiative.

Mit der Arbeitsbefähigung bewerten Sie das Können Ihres Mitarbeiters.
Hierzu gehört insbesondere:

  • die Auffassungsgabe,
  • die Belastbarkeit,
  • die Erfahrungen und Kenntnisse,
  • die intellektuellen Fähigkeiten und
  • die Fähigkeit zur Problemlösung.

Innerhalb der Bewertung der Arbeitsweise benoten Sie den Stil Ihres Mitarbeiters.
Hierzu zählen: 

  • Diskretion,
  • Loyalität,
  • Selbständigkeit,
  • Sorgfalt,
  • Vertrauenswürdigkeit und
  • Zuverlässigkeit.

Das Arbeitsergebnis betrifft den Erfolg Ihres Mitarbeiters.
Dabei geht es um:

  • die Arbeitsmenge,
  • das Arbeitstempo,
  • die Arbeitsqualität,
  • die Überzeugungskraft und
  • das Verhandlungsgeschick.

Zu den besonderen Arbeitserfolgen gehören:

  • Arbeitnehmererfindungen,
  • Beförderungen,
  • die Lösung besonders schwieriger Sonderfälle,
  • die Übernahme oder der Aufbau einer Abteilung sowie
  • Umsatz- und Gewinnsteigerungen.

Bei der abschließenden Zufriedenheitsformel kommt es in besonderem Maße auf Ihre Einschätzung des Mitarbeiters an.
Es geht hier um Ihre zusammenfassende Bewertung der Leistungen Ihres Mitarbeiters.
In der Personalpraxis hat sich dazu eine Wertungsskala herausgebildet, die den herkömmlichen Schulnoten entspricht.
Diese Skala ist zum großen Teil auch von den Arbeitsgerichten anerkannt.
Um Streitigkeiten aus dem Weg zu gehen, müssen Sie an dieser Stelle besonders sorgfältig sein. Einem Mitarbeiter, mit dem Sie unter dem Strich mehr als zufrieden waren und dem Sie eine überdurchschnittliche Leistung attestieren wollen, können Sie an dieser Stelle auch durchaus die Note gut geben.

Hinweis:
Je ausführlicher Sie die Leistungsbeurteilung vornehmen, desto mehr Wertungen erhält Ihr Zeugnis.
Je mehr Wertungen Ihr Zeugnis enthält, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Mitarbeiter mit einer einzelnen Formulierung unzufrieden ist und Sie einen lästigen Zeugnisstreit führen müssen.

Gleichzeitig gilt der Grundsatz:
Je zufriedener Sie mit einem Mitarbeiter sind, desto ausführlicher sollte das Arbeitszeugnis sein.
Fassen Sie sich daher knapp bei Einzelheiten der Leistungsbeurteilung, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter nur durchschnittliche oder gar unterdurchschnittliche Leistungen attestieren können.
Verzichten Sie notfalls komplett auf eine detaillierte Leistungsbeurteilung.

Wollen Sie im Ausnahmefall eine mangelhafte Arbeitsleistung dokumentieren, empfiehlt es sich manchmal, auf eine zusammenfassende Leistungsbeurteilung vollständig zu verzichten.
Die Juristen sprechen hier von einem beredten Schweigen. Zwar sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine Leistungsbeurteilung vorzunehmen.

Doch gilt auch hier: Wo kein Kläger, da kein Richter.

Wendet sich Ihr Mitarbeiter also nicht gegen das Zeugnis, bleibt es ohne eine zusammenfassende Leistungsbeurteilung in der Welt.
Beschwert sich der Mitarbeiter, sollten Sie, um einen Rechtsstreit zu vermeiden, das Zeugnis aber um einen entsprechenden Hinweis ergänzen.

8. Schritt:

Die Führungsbeurteilung – SozialverhaltenIhres Mitarbeiters

Beim qualifizierten Arbeitszeugnis müssen Sie auf Wunsch Ihres Mitarbeiters auch eine Aussage zu seiner Führung machen.
Sie müssen also sein Verhalten gegenüber allen Personengruppen im Unternehmen beurteilen.

Hinweis:
Bei der Zeugnisbewertung sollten Sie das Verhalten Ihres Mitarbeiters in der Reihenfolge Vorgesetzte – Mitarbeiter – Kunden bewerten.
Das Auslassen einer Personengruppe oder ein Umstellen der Reihenfolge kann als unzulässiges Geheimzeichen gewertet werden und daher zur gerichtlichen Aufhebung Ihres Arbeitszeugnisses führen.
Vermeiden Sie exotische Formulierungen zur Führungsbeurteilung.

Jeder Streit um die Berichtigung eines Zeugnisses kostet Sie Zeit und – vor allem bei einem Arbeitsgerichtsverfahren – viel Geld.

Nicht in das Zeugnis sollten Sie folgende Formulierungen aufnehmen, nämlich dass Ihr Mitarbeiter

  • zur Verbesserung des Betriebsklimas beigetragen hat (Hinweis auf Alkoholprobleme); 
  • engagiert für die Interessen der Kollegen eingetreten ist (Hinweis auf Betriebsratstätigkeit);
  • Einfühlungsvermögen für die Belange der Kollegen bewies (Hinweis darauf, dass der Mitarbeiter ständig sexuelle Kontakte zu Kolleginnen suchte).

Soweit Ihr Mitarbeiter eine Vorgesetztenfunktion ausgeübt hat, müssen Sie in einem qualifizierten Arbeitszeugnis Aussagen zur Mitarbeiter-Führungskompetenz treffen.
Wichtige Führungsgesichtspunkte sind dabei:

  • die Erfolge bei der Mitarbeiterauswahl,
  • die Anzahl und Qualifikation der unterstellten Mitarbeiter,
  • die Arbeitszufriedenheit bei den Untergebenen,
  • die Delegation von Verantwortung,
  • die erzielten Gruppen- und Abteilungsergebnisse,
  • der Kompetenzumfang und
  • die Fähigkeit zur Motivation und Förderung der Untergebenen.

9. Schritt:

Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Eine Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Beendigungsgründe und Beendigungsmodalitäten) dürfen Sie nur auf Wunsch Ihres Mitarbeiters in einem Arbeitszeugnis erwähnen.

Wurde das Arbeitsverhältnis einvernehmlich, also durch einen Aufhebungsvertrag, aufgelöst, dann kann der betreffende Mitarbeiter von Ihnen die Verwendung der folgenden Formulierung verlangen: Das Arbeitsverhältnis wurde im beiderseitigen Einvernehmen aufgelöst.

Um sich den unnötigen Ärger einer etwaigen Berichtigung des Zeugnisses zu ersparen, sollten Sie entweder von vornherein auf eine Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz verzichten oder aber Ihren Arbeitnehmer vor der Ausstellung des Arbeitszeugnisses fragen, ob er einen entsprechenden Hinweis wünscht.

Hinweis:
Ihr Mitarbeiter hat außer im Fall der Eigenkündigung keinen Anspruch darauf, dass Sie im Zeugnis formulieren, er sei auf eigenen Wunsch ausgeschieden.
Sie sollten deshalb auch nicht aus Gefälligkeit in das Zeugnis aufnehmen, dass das Ausscheiden auf eigenen Wunsch erfolgte, wenn keine Eigenkündigung vorliegt.
Es besteht dann sogar die Gefahr, dass Sie wegen unwahrer Angaben im Zeugnis zur Rechenschaft gezogen werden, beispielsweise von einem zukünftigen Arbeitgeber Ihres Mitarbeiters.
War die Beendigung des Arbeitsverhältnisses streitig, dürfen Sie im Zeugnis nicht ausdrücklich mitteilen, dass ein solcher Streit bestand, etwa dass ein Kündigungsschutzverfahren beim Arbeitsgericht anhängig war. Die Durchführung eines Gerichtsverfahrens hat mit der Beurteilung der Leistung und Führung Ihres Mitarbeiters während der Laufzeit des Arbeitsverhältnisses nichts zu tun.

In solchen Fällen können Sie beispielsweise formulieren:
Herr A. scheidet mit dem heutigen Tag aus unserem Unternehmen aus.

Auf der nächsten Seite lesen Sie: – die Schlussformel

10. Schritt:

Die Schlussformel

Häufig finden sich in Arbeitszeugnissen Schlussformulierungen.
Der Arbeitgeber bringt beispielsweise zum Ausdruck, dass er

  • das Ausscheiden des Mitarbeiters bedauert,
  • ihm für die gute Zusammenarbeit dankt und
  • ihm für die Zukunft alles Gute wünscht.

Solche Schlussformeln gehören im Zeugnis hinter den Grund des Ausscheidens.

Hinweis:
Sie sind nicht gezwungen, eine Schlussformel unter das Zeugnis zu setzen. Sie können auch darauf verzichten.
Die neue Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts räumt Ihnen bei der Verwendung von Schlussformeln Gestaltungsfreiheit ein.

Im Einzelnen gilt Folgendes:

  • Bedauern Sie nicht, was Sie erleichtert Sie sind nicht verpflichtet, im Zeugnis Ihr Bedauern über das Ausscheiden eines Mitarbeiters zum Ausdruck zu bringen.
  • Keine Pflicht zur Danksagung Schriftlichen Dank kann der Arbeitnehmer auch dann nicht verlangen, wenn die Zusammenarbeit tat-sächlich gut war. 
  • Keine guten Wünsche Sie sind nicht verpflichtet, Ihrem Arbeitnehmer für die Zukunft alles Gute und Erfolg zu wünschen.

Sofern Sie sich für die Aufnahme einer Schlussformel entscheiden, müssen Sie aber beachten, dass diese mit dem übrigen Zeugnisinhalt übereinstimmt, weil Ihr Arbeitnehmer andernfalls eine Zeugnisberichtigung von Ihnen verlangen kann.
So wäre es unzulässig, Ihren Arbeitnehmer in der Leistungs- und Führungsbeurteilung mit sehr gut zu bewerten und lediglich eine durchschnittliche (also befriedigende) Schlussformel zu verwenden.

11. Schritt:

Das Ausstellungsdatum

Zum notwendigen Inhalt eines jeden Arbeitszeugnisses gehört auch das Ausstellungsdatum.
Dabei müssen Sie eine Rückdatierung vornehmen, wenn Sie mit der Erteilung des Arbeitszeugnisses in Verzug geraten sind.
Gleiches gilt, wenn Sie ein bereits von Ihnen ausgestelltes Arbeitszeugnis, etwa wegen formaler Mängel, berichtigen. Hier müssen Sie bei dem neu geschriebenen Arbeitszeugnis als Ausstellungsdatum das Datum des Ursprungszeugnisses einsetzen.
Wenn Ihr Mitarbeiter ein Zeugnis erst später nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses wünscht, sind Sie nicht verpflichtet, das Zeugnis zurückzudatieren. Sie können also das aktuelle Datum verwenden.

12. Schritt:

Zu guter Letzt – Die Unterschrift

Zu guter Letzt ist das Arbeitszeugnis mit einer Originalunterschrift des Ausstellers, also von Ihnen oder Ihrem Stellvertreter, zu versehen. D
abei müssen Sie einen dokumentenechten Stift – Füllfederhalter oder Kugelschreiber – verwenden.
Für Ausbildungs- und Praktikantenzeugnisse gilt:
Haben Sie als Arbeitgeber die Ausbildung nicht selbst durchgeführt, dann muss das Arbeitszeugnis auch vom Ausbilder unterschrieben werden.

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