Sie haben in diesem Jahr gute Geschäfte gemacht?
Dass dies gerade die Gastronomie freut, hat seinen Grund: In vielen Firmen wird es in diesem Jahr erstmals wieder „eine richtige Weihnachtsfeier geben. Und die darf „ruhig etwas kosten.
Für Sie als Umsatzsteuerverantwortlichen müssen deshalb alle Alarmglocken schrillen. Denn Betriebsveranstaltungen wie speziell Weihnachtsfeiern gehören zu den Schwerpunkten fast jeder Betriebsprüfung bzw. Umsatzsteuer-Sonderprüfung.
Was alles zur steuerlich anerkannten Feier zählt:
Gemeint sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben. Ob die Veranstaltung von der Geschäftsführung oder einem gegebenenfalls existierenden Betriebsrat durchgeführt wird, ist unerheblich.
Entscheidend ist vielmehr, dass die Möglichkeit zur Teilnahme allen Betriebsangehörigen offen steht.
Selbst wenn sich die Veranstaltung auf einen kleineren Mitarbeiterkreis beschränkt, kann dies steuerlich unschädlich sein.
Das ist immer dann der Fall, wenn es für die Beschränkung auf bestimmte Teilnehmer einen guten Grund gibt, es sich bei der Begrenzung der Teilnehmerzahl also gerade nicht um eine Bevorzugung bestimmter Mitarbeitergruppen handelt.
- Abteilungsfeiern
Es handelt sich um die Weihnachtsfeier einer Abteilung des Unternehmens.
Voraussetzung ist allerdings, dass alle Abteilungen des Unternehmens eine eigene Weihnachtsfeier durchführen und jeweils alle Angehören einer Abteilung an der eigenen Weihnachtsfeier teilnehmen dürfen. - Jubilarfeiern
Das sind Weihnachtsfeiern für Mitarbeiter, die bereits ein Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder in Verbindung mit der Weihnachtsfeier begehen. - Pensionärstreffen
Es handelt sich um eine Weihnachtsfeier für frühere Mitarbeiter des Unternehmens, die sich im Ruhestand befinden.
Welche Ausgaben von der 110-€-Grenze erfasst werden
Generell gilt:
Ob nun gemütliches Zusammensein, festlicher Theaterbesuch, feuchtfröhlicher Event oder 2-tägige Spritztour am (Advents-)Wochenende:
Der steuerlich anerkannte Höchstbetrag liegt bei 110 € pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung.
► Achtung:
Der Betrag in Höhe von 110 € versteht sich einschließlich Umsatzsteuer.
Pro Teilnehmer stehen mithin nur maximal 92,43 € (bei 19 % USt) netto zur Verfügung, wenn Sie alle Steuervorteile ausschöpfen wollen.
Mit den maximal 110 € pro Mitarbeiter müssen sämtliche Kosten der Weihnachtsfeier abgedeckt sein, also z. B. die Aufwendungen für Getränke, Speisen, Eintrittskarten und den äußeren Rahmen.
Wenn Angehörige und Gäste an der Feier teilnehmen
An Betriebsveranstaltungen dürfen auch Angehörige Ihrer Mitarbeiter teilnehmen.
In diesem Fall müssen Sie dann unter Umständen die Veranstaltungskosten mit besonders spitzem Bleistift kalkulieren.
Denn die 110-€-Grenze gilt nicht pro Teilnehmer, sondern auch dann pro Arbeitnehmer. Dabei sind die Angehörigen den jeweiligen Arbeitnehmern zuzurechnen.
Beispiel:
Sie haben 50 Mitarbeiter, die alle an der Betriebsveranstaltung teilnehmen und ihre Partner mitbringen.
Die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier belaufen sich auf insgesamt 5.250 €, also auf 105 € pro Mitarbeiter, und bewegen sich damit noch innerhalb der 110-€-Grenze.
Praxis-Tipp:
Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter etwas Besonderes planen, wie etwa ein Wochenende auf Mallorca, die Kosten entsprechend hoch sind, die Angehörigen der Mitarbeiter gleichwohl teilnehmen sollen und die 110-€-Grenze trotzdem nicht gefährdet werden soll, kommen Zuzahlungen in Betracht.
Diese können Sie von Ihren Mitarbeitern, aber beispielsweise auch nur von den Angehörigen und Gästen verlangen.
Entscheidend ist allein, dass es Ihnen dadurch gelingt, die Kosten pro Arbeitnehmer auf maximal 110 € zu drücken.
Diese Selbstverpflichtung müssen Ihre Mitarbeiter erklären, bevor die Betriebsveranstaltung stattfindet.
Geschieht dies erst hinterher, wird die Selbstverpflichtung vom Finanzamt nicht anerkannt.
Für die Selbstverpflichtung bietet sich folgende Formulierung an:
Musterformulierung
Übersteigen die Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung am ………………………….. je Arbeitnehmer den Betrag von 110 €, verpflichte ich mich, den übersteigenden Betrag, der auf mich entfällt, selbst zu tragen.
Dieser Betrag wird bei der nächsten Lohnabrechnung von meinem Nettogehalt abgezogen.
Der neueste Trend: Erst einen Kunden besuchen, danach feiern
Um einer Weihnachtsfeier zusätzlichen „Pepp zu geben, bietet es sich an, die Feier mit dem Betriebsausflug zu einem guten Kunden zu verbinden und dessen Betrieb zu besichtigen.
Die angenehme Folge:
Ein Teil der Veranstaltungskosten lässt sich – steuerlich ganz legal – auf den Betriebsausflug verbuchen, so dass die 110-€-Grenze pro Arbeitnehmer nicht so schnell erreicht wird.
Beispiel:
Ein Unternehmen veranstaltet mit 50 teilnehmenden Mitarbeitern einen Betriebsausflug und eine anschließende Firmenbesichtigung bei einem wichtigen Kunden.
Folgende Kosten (jeweils Bruttobeträge) sind angefallen:
- An- und Abreise mit dem Bus 1.500 € Verpflegung,
- Unterhaltung und Saalmiete + 3.900 €
- Übernachtung und Verpflegung im Rahmen der Firmenbesichtigung + 4.000 €
- Fahrt zur Firmenbesichtigung und zurück + 800 €
- Gesamtkosten 10.200 €
Aufteilung der angefallenen Kosten Kosten des Betriebsausflugs
- 5.400 € Kosten der Firmenbesichtigung
- 4.800 € Freigrenze (5.400 € : 50 Teilnehmer) 108 €
Fazit:
Bei der Berechnung der 110-€-Freigrenze werden nur die Kosten des Betriebsausflugs berücksichtigt. Diese liegen pro Teilnehmer bei 108 €.
Damit gilt der Ausflug als Betriebsveranstaltung und hat keine lohnsteuerlichen Auswirkungen für die teilnehmenden Mitarbeiter.
Praxis-Tipp:
Teilen Sie bei gemischten Betriebsveranstaltungen die Gesamtkosten exakt auf die beiden Bereiche auf, da es sich nur bei dem Betriebsausflug um eine Betriebsveranstaltung handelt.
Die ebenfalls durchgeführte Betriebsbesichtigung erfolgt dagegen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse und stellt damit für die teilnehmenden Mitarbeiter keinen Entlohnungscharakter dar.
Welche Ausgaben für Betriebsveranstaltungen typisch sind
Übliche Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung, die insgesamt nicht mehr als 110 € (inklusive Umsatzsteuer) pro teilnehmenden Arbeitnehmer ausmachen dürfen, sind insbesondere:
- Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
- die Übernahme von Fahrtkosten, auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat,
wie beispielsweise eine Schiffsfahrt auf einem Vergnügungsdampfer oder eine Busfahrt in landschaftlich reizvolle Gegenden - Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen,
wenn sich die Betriebsveranstaltung nicht im Besuch einer solchen Veranstaltung erschöpft - Geschenke ohne bleibenden Wert, wie beispielsweise Weihnachtspäckchen, wenn diese den Rahmen von Aufmerksamkeiten nicht überschreiten
- Aufwendungen für den äußeren Rahmen,
wie beispielsweise für Räume, Musik, für künstlerische und artistische Darbietungen,
wenn diese nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind