Die Nutzung von Telefon, Internet und Intranet wirft in der arbeitsvertraglichen Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Reihe von Fragen auf.
Rechtsgrundlage für die Nutzung dieser Kommunikationsmittel ist allein der Arbeitsvertrag.
Zunächst ist davon auszugehen, dass die am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellten Kommunikationsmittel allein dienstlichen Zwecken vorbehalten sind. Die private Nutzung der Telefon-, Internet- und Intranetanschlüsse bedarf grundsätzlich der vorherigen Genehmigung des Arbeitgebers.
Diese muss allerdings nicht ausdrücklich vom Arbeitgeber erklärt werden, sondern liegt oftmals in Form einer stillschweigenden Duldung durch den Arbeitgeber vor, d.h. es ist eine entsprechende betriebliche Übung im Betrieb des Arbeitgebers entstanden.
Im Hinblick auf den Versand privater E-Mails kann aufgrund der äußerst kurzen Übersendungsdauer zwar die hierdurch entstehende Kostenbelastung des Arbeitgebers – anders als bei privaten Telefongesprächen – außer acht bleiben.
Dies wird insbesondere unter dem Gesichtspunkt geltend gemacht, dass der Arbeitgeber häufig eine sog. Flat-Rate vereinbart. Es kann jedoch zu einer Beeinträchtigung des Arbeitsablaufs und der Arbeitsleistung, die durch den Zeitaufwand beim Verfassen der E-Mails entsteht, kommen. Hinzu kommt die Belastung des Netzes, die zur Behinderung der dienstlichen Kontakte führen kann.
Die Überwachung der Nutzung des Telefons, Internets und Intranets durch den Arbeitnehmer ist seitens des Arbeitgebers zulässig, sofern die Privatnutzung grundsätzlich nicht gestattet ist. Er kann prüfen, ob der Arbeitnehmer die Kommunikationsmittel allein zu dienstlichen Zwecken nutzt. Hierzu kann er die Verbindungsdaten einschließlich der Empfänger- und Adressatendaten prüfen und auswerten.
Eine inhaltliche Kontrolle der versandten und empfangenen E-Mails ist dem Arbeitgeber nicht gestattet. Dies würde einen unverhältnismäßigen Eingriff in die verfassungsrechtlich geschützte Intimsphäre des Arbeitnehmers und einen Verstoß gegen das Datenschutzgesetz darstellen.
Missachtet der Arbeitgeber die Grenzen einer zulässigen Kontrolle der Nutzung der Kommunikationsmittel durch den Arbeitnehmer, so ist es ihm untersagt, das Ergebnis zu verwerten.
Die unzulässige private Nutzung der Kommunikationsmittel während der Arbeitszeit stellt eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Hauptpflicht, nämlich der Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung, dar.
Derartige Pflichtverletzungen kann der Arbeitgeber abmahnen und gegebenenfalls zum Anlass für eine verhaltensbedingte Kündigung nehmen.
Nach einer Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Köln (LAG Köln) vom 15. Dezember 2003 (2 Sa 816/03) bedarf es vor einer solchen Kündigung jedenfalls dann einer Abmahnung, wenn eine klare betriebliche Regelung über die private Nutzung der betrieblichen Computeranlage fehlt.
Das LAG Köln stellt in dieser Entscheidung des Weiteren klar, dass selbst wenn die E-Mails sich beleidigend über den unmittelbaren Vorgesetzten äußern, aber nicht für dessen Kenntnisnahme bestimmt waren, ein Kündigungsgrund nicht gegeben ist.
In dem der Entscheidung zugrunde liegenden Fall hatte die Arbeitnehmerin in privaten E-Mails, die sie während der Arbeitszeit verfasste und versandte, ihren Vorgesetzten als dumm und unfähig dargestellt.
Allerdings hat das LAG Köln aufgrund der E-Mails dem Auflösungsantrag des Arbeitgebers stattgegeben.
Der Arbeitgeber könne in einem solchen Fall nicht mehr mit einer vertrauensvollen und fruchtbaren Zusammenarbeit mit dem Arbeitnehmer rechnen. Das Loyalitätsdefizit sei in diesem Fall evident.
Anhand der Entscheidung des LAG Köln wird einmal mehr deutlich, dass Arbeitgebern dringend zu empfehlen ist, eindeutige Regelungen hinsichtlich der privaten Nutzung der Kommunikationsmittel in ihrem Betrieb festzulegen. Bei der Festlegung derartiger Regelungen darf das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nicht vergessen werden.