Unter Outsourcing versteht man die Auslagerung von Unternehmensbereichen auf Fremdanbieter. Beispiel: Auflösung der Putzkolonne und Verlagerung der Reinigung auf ein Gebäudereinigungsunternehmen; Auflösung des Fuhrparks und Verlagerung des Transportbereichs auf eine Spedition. Sinnvoll ist Outsourcing in allen Unternehmensbereichen, in denen die im Endeffekt eingesparten Kosten höher sind als der mit Outsourcing verbundene Aufwand. In Betracht kommen dabei fast alle Unternehmensbereiche, z. B. Kantine, Rechtsabteilung, EDV-Abteilung, Reiseabteilung, Fuhrparkverwaltung. Aber auch Bereiche wie Fertigung, Einkauf oder Vertrieb können sich für Outsourcing anbieten. Dem Ideenreichtum sind keine Grenzen gesetzt.
Darüber hinaus kommt Outsourcing auch für solche Unternehmensbereiche in Betracht, für die nur schwer Fachleute zu finden sind oder bei denen kostenintensive und kurze Innovationszeiträume vorliegen, wie z. B. der EDV-Bereich. Beim so genannten Offshore-Outsourcing werden Unternehmensbereiche in Länder mit niedrigen Lohnkosten verlagert. Offshore-Outsourcing ist aber auch ein Mittel zur Behebung des IT-Fachkräftemangels. Denn insbesondere im IT-Bereich sind Arbeitnehmer in Ländern wie Indien hervorragend ausgebildet. Kernbereiche des Unternehmens sollten allerdings nicht externen Dritten überlassen werden. Die Überlegung zum Outsourcing beginnt bei den Bereichen, in denen man mit der Effektivität und den Arbeitsabläufen nicht zufrieden ist. Für diese Bereiche müssen zunächst einmal die tatsächlichen Kosten ermittelt und dann Angebote von Fremdfirmen eingeholt werden. Die weitere Überlegung muss dann sein, wie sich die Kosten bei eigener Leistungserbringung und bei externer Leistungserbringung entwickeln werden, denn Outsourcing muss sich langfristig rechnen. Bei den Überlegungen ist zu berücksichtigen, dass bei Vergabe von Leistungen an Dritte Kontroll- und Koordinationsbedarf im eigenen Haus entstehen kann und die Kontrolle eines externen Unternehmers natürlich auch praktisch schwieriger ist als die einer unternehmenseigenen Abteilung. Andererseits ist eine Trennung, etwa von einem externen Dienstleister, viel leichter möglich als eine Trennung von eigenen Mitarbeitern (Kündigungsschutzgesetz, Kündigungsfristen). Außerdem ist Outsourcing auf lange Sicht auf die Verringerung von Fixkosten im eigenen Unternehmen angelegt. Bei Entscheidung für eine Auslagerung bleibt die Frage, ob der fremde Unternehmer in seinem Haus oder dem des Auftraggebers tätig werden soll; beides ist möglich. Hier kann die Frage der Schnelligkeit und Sicherheit des Informationsaustauschs eine Rolle spielen. Nach Klärung dieser Frage müssen externe Dienstleister gefunden werden und von diesen Angebote eingeholt werden, wobei die vom Dienstleister zu erbringenden Aufgaben präzise beschrieben werden müssen.
Bei der Auswahl des Dienstleisters sollten nicht nur Kostengesichtspunkte eine Rolle spielen, sondern auch: * die fachliche Kompetenz der Mitarbeiter, * Erfahrungen, * die Frage, ob aus dem beauftragenden Unternehmen Mitarbeiter übernommen werden, * wie der Informationsaustausch ablaufen soll u.a. Bevor ein externer Dienstleister einen Auftrag erhält, ist zu klären: * was mit den Mitarbeitern des betroffenen Bereichs wird, * wie die Überwachung des Dienstleisters erfolgen soll und * wie die Schnittstelle Unternehmen / externer Dienstleister ausgestaltet sein soll. Im Vertrag müssen die übertragenen Leistungen exakt beschrieben und die Haftung für Fehler geregelt sein. Outsourcing ist nicht nur ein wirtschaftliches Problem, sondern auch ein psychologisches bezüglich der Mitarbeiter des betroffenen Bereichs. Deshalb sind diese frühzeitig in den Beratungsprozess einzubeziehen. Möglicherweise führen diese Gespräche zu Vorschlägen der betroffenen Mitarbeiter für bessere Rentabilität und Verbesserung der Arbeitsabläufe und damit zu einem Ende von Outsourcing-Überlegungen. Andererseits machen sich die Mitarbeiter unter Umständen auch Gedanken darüber, gegebenenfalls selbst die auszulagernden Tätigkeiten zu übernehmen. Eine solche Verlagerung auf (Noch-) Mitarbeiter hat folgende Vorteile: * das Arbeitsverhältnis mit diesen Mitarbeitern kann relativ problemlos verändert werden, * die fachlichen Qualitäten der Mitarbeiter sind im Betrieb bekannt. Für die ausscheidenden Mitarbeiter ist die Lösung interessant, weil sie sich über die Vertragsgestaltung eine sichere Existenz aufbauen und darüber hinaus auch Fremdaufträge annehmen können.
Ein bisher nicht gelöstes rechtliches Problem ist die Frage, wann bei Outsourcing ein Betriebsübergang im Sinne des §613a BGB vorliegt mit der Folge, dass die Arbeitsverhältnisse der Stamm-Mitarbeiter kraft Gesetzes auf den Dienstleister übergehen und zudem weder er noch der abgebende Betrieb wegen des Übergangs des Betriebsteils die Arbeitsverhältnisse kündigen können. Liegt kein Betriebsübergang vor, kann die Schließung eines Unternehmensbereichs zu betriebsbedingten Kündigungen führen. Dies gilt aber nicht, wenn die Mitarbeiter in anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden können. Der Betriebsrat hat hier nach §§ 111, 112, 102 Betriebsverfassungsgesetz (Interessenausgleich, Sozialplan, Kündigung) ein zwingendes Mitbestimmungsrecht. Neu ist seit dem 01.04.2002, dass Mitarbeiter im Voraus über den Betriebsübergang umfassend und schriftlich informiert werden müssen und dass sie ein Widerspruchsrecht haben.